How projects really work.

How projects really work.

am 7. Januar 2016

Wie Projekte wirklich funktionieren.

Wenn Anforderungen nicht verstanden werden – Ein Cartoon, der ziemlich ernst ist.


Worum geht es in diesem Beitrag? 

Auswirkungen, wenn Mitarbeiter aneinander vorbei reden: 

  • Der Projektalltag ist, dass Mitarbeiter die relevanten Anforderungen nicht eindeutig zum richtigen Zeitpunkt verstehen. Es ist ein Sonderfall, dass die relevanten Anforderungen zum richtigen Zeitpunkt von Mitarbeitern verstanden werden. 
  • Fehler in der Analysephase der Systementwicklung pflanzen sich fort und potenzieren sich. Der Flughafen Berlin Brandenburg ist ein Beispiel dafür. 
  • Ein, in der IT-Szene bekannter, Cartoon zeigt, was dies für Auswirkungen haben kann. Im Artikel werden Gründe aufgezeigt, warum es normal ist, dass sich Projektbeteiligte nicht eindeutig verstehen und was getan werden kann, damit es anders werden kann.

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Der Cartoon „How projects really work“.

Der Cartoon zeigt die Auswirkungen nicht verstandener Anforderungen und ist in der IT-Branche weit verbreitet.

Bildschirmfoto von Safari (04-01-16, 17-08-32) Quelle: Licensed under a Creative Commons Attribution 3.0 Unported License. Die drei wichtigsten (witzigsten) Aussagen des Cartoons:

      1. Woher soll ich wissen, was ich will? Der Kunde erklärt, dass er eine Strickleiter will, die an einem Ast hängt. Im letzten Bild wird deutlich, dass der Kunde tatsächlich einen Reifen will, der am Strick hängt. Im Normalfall weiß der Kunde zu einem frühen Zeitpunkt im Projekt nicht genau, was er will. Das ist eine Tatsache, die immer wieder ignoriert wird. Das Vorgehensmodell Scrum ist ein Lösungsansatz für dieses Problem.  Ziel von Scrum ist, durch lauffähige Zwischenergebnisse dem Kunden mögliche Umsetzungen seiner vagen Anforderungen zu zeigen. Durch die Möglichkeit Lösungen „Anzufassen“ und zu korrigieren kann in der Theorie eine Lösung für den Kunden gebaut werden, die tatsächlich seinen Anforderungen entspricht. Ob das in der Praxis der Fall ist, ist fraglich.
      2. Flüsterposteffekt: Der Projektleiter versteht die Anforderungen des Kunden so, dass er glaubt, der Kunde möchte eine Schaukel, die an zwei Ästen hängt. Dies kann zum Beispiel daran liegen, dass es unterschiedliche Interpretationen von Fachbegriffen gibt oder schlicht Funktionen nicht benannt werden, die der Kunde für nicht erwähnenswert hält oder an die er nicht denkt. Siehe auch „Gehirnverwirrspiel“.
      3. Fehlende Dokumentation: Dokumentation ist ein ungeliebtes Kind und wichtig. Sollten Mitarbeiter krank werden oder ausscheiden ist deren Kopfwissen eine zeitlang oder gar nicht mehr zugänglich. Dokumentation hilft
        • beim Wissen konservieren,
        • beim Verstehen von Anforderungen,
        • einen Gesamtüberblick zu bekommen,
        • Konsenslösungen nachzuvollziehen,
        • Anforderungen ohne Abweichungen an Mitarbeiter zu verteilen.

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Folgenschwere Fehler in der Analysephase der Systementwicklung. 

Fehler, die in der Analysephase der Systementwicklung gemacht und in späteren Phasen behoben werden, sorgen dafür, dass sich Fehler fortpflanzen und potenzieren. Dieser Effekt wird um so stärker, je länger Entwicklungszyklen sind.

Quelle: Literaturverzeichnis Nr. 2 S. 15

Beispiel – vage Anforderungen:

Üblicherweise werden in einer frühen Phase eines Projektes vage Anforderungen formuliert, deren Auswirkungen nicht verstanden werden können. Trotzdem werden die vagen Anforderungen akzeptiert und auf deren Grundlage Entwicklungsaufwand abgeschätzt, der nicht stimmen kann.

  • Beweggründe Kunde/Mitarbeiter, vage Anforderungen zu formulieren:
    • Möchte nicht zugeben, dass er nicht genau weiß, was er will.
    • Möchte keine Verantwortung für falsche Anforderungen übernehmen.
    • Hat Angst kritisiert zu werden, wenn die Anforderungen eindeutig verstanden werden.
    • Kann Anforderungen nicht eindeutig formulieren und steht nicht dazu.
  • Beweggründe die vage formulierten Anforderungen zu akzeptieren:
    • Mitarbeiter, die zu viel nachfragen, sind doof, unheimlich und werden als störend empfunden.
    • Resignation: Es wird eh nicht besser.

Verbesserungsmöglichkeiten: Agile Ansätze, Requirements Engineering, das Ändern der Unternehmenskultur und der inneren Haltung der Mitarbeiter. Siehe auch „Stellschrauben“.

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Das Gehirnverwirrspiel: 4 Gründe, warum Projektbeteiligte sich nicht eindeutig verstehen und Projekte Probleme bekommen.  

Gehirn

Das menschliche Gehirn und die Verhaltensweisen von Mitarbeitern sind nicht darauf ausgelegt, dass sich diese untereinander, ohne Methoden und spezielle Fähigkeiten, eindeutig und zum richtigen Zeitpunkt verstehen können. Der Austausch von Anforderungen ist bei nicht trainierten Mitarbeitern eher ein Gehirnverwirrspiel.

4 wichtige Gründe für das Gehirnverwirrspiel:

      1. Unterbewusstsein: Durch das Unterbewusste werden Handlungen, Denken und Fühlen entscheidend beeinflusst. Das Unterbewusste ist für den Menschen nicht direkt zugänglich. Das bedeutet, dass Anforderungen, die durch das Unterbewusste beeinflusst sind, zwangsläufig fehlerhaft oder unvollständig sind. Das Kano-Modell hilft, unterbewusstes Wissen zugänglich zu machen.
      2. Unterschiedliche Paradigmen: Projektbeteiligte schauen mit unterschiedlichen Paradigmen auf gleiche Themen. Ein Systemanalytiker hat eine technisch geprägte Sicht. Er interessiert sich dafür „wie“ er etwas umsetzen kann. Ein Anwender aus einer Fachabteilung hat wenig Interesse an dem „Wie“, er interessiert sich nicht für die Datenbankstruktur. Für den Mittarbeiter aus der Fachabteilung ist es wichtig, dass die Anwendungsfälle fachlich richtig und anwendbar umgesetzt sind. Die Bewusstmachung und Abgleich der individuellen Paradigmen, in Verbindung mit der Akzeptanz der unterschiedlichen Paradigmen hilft, Konflikte zwischen Projektbeteiligten zu reduzieren.
      3. Unterschiedliche Prinzipien: Projektbeteiligte werten Prinzipien des Miteinanders unterschiedlich. Geduld, Höflichkeit, Empathie etc. werden unterschiedlich gelebt. Beispielsweise gibt es Projektbeteiligte, die extrovertiert sind, deren Anforderungen an ein System werden eher vehement durchgesetzt, während Anforderungen von introvertierten Mitarbeitern eher untergehen. Die Bewusstmachung und Abgleich der individuellen Prinzipien, in Verbindung mit der Akzeptanz der unterschiedlichen Paradigmen hilft, Konflikte zwischen Projektbeteiligten zu reduzieren.
      4. Nichteindeutigkeit der Sprache: Begriffe oder die Semantik einer Sprache sind oftmals nicht eindeutig. Das führt dazu, dass Menschen glauben über das Gleiche zu reden und tatsächlich aneinander vorbei reden. Oftmals besteht auch die unterbewusste Angst genauer nachzufragen, da es so aussehen könnte, dass man zu doof ist,  Anforderungen zu verstehen. Der Kaiser ist nackt, was soll`s. Ein Projektglossar und Sprachschablonen helfen, dass Projektbeteiligte Sprache und Begriffe besser verstehen.

Fazit: 

Sind Projektbeteiligte nicht darin ausgebildet, die Voraussetzungen für das eindeutige Verstehen von Anforderungen, umzusetzen, ist es normal, dass es ständig zu Missverständnissen kommt und Probleme mit den Anforderungen entstehen. Erst durch Spezialwissen und Spezialfähigkeiten werden die Probleme mit den Anforderungen weniger. Siehe auch „Stellschrauben“.

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Das 2-Stellschrauben-Prinzip: Maßnahmen zum eindeutigen Verstehen der relevanten Anforderungen zum richtigen Zeitpunkt.

 Schraube

  • Mitarbeiter und Unternehmen sind die zwei Stellschrauben, die dazu führen, dass die relevanten Anforderungen zum richtigen Zeitpunkt eindeutig verstanden werden.
  • Reifegrad: Abhängig von der Einstellung der Stellschrauben kann ein Unternehmen verschiedene Reifegrade in Sachen „verstandene Anforderungen“ erreichen.
  • Integrale Entwicklung: Die beste Qualität bezüglich „verstandener Anforderungen“ hat ein Unternehmen dann, wenn das Unternehmen und die Mitarbeiter integral entwickelt sind. Dann ist die Unternehmenskultur Teil der inneren Haltung der Mitarbeiter und umgekehrt.
    • Beispiel: Im Sinne der Anforderungen sind die Prinzipien Wohlwollen und Klarheit ein zielführender Teil der Unternehmenskultur, die durch die innere Haltung der Mitarbeiter gelebt wird. Dann, wenn ein Mitarbeiter auf Wohlwollen der Kollegen stößt, kann dieser klar (eindeutig) seine Anforderungen spezifizieren und sich festlegen, da der Mitarbeiter keine Angst haben muss, dass ihm der „Kopf durch die Kollegen abgerissen“. wird. Siehe auch: Folgenschwere Fehler in der Analysephase der Systementwicklung.
    • Eine Vision und kein Ziel: Vermutlich ist es nicht erreichbar, dass die innere Haltung der Mitarbeiter und die Unternehmenskultur deckungsgleich sind. Das ändert nichts daran, dass alle Maßnahmen, die zur Verbesserung der Qualität von Anforderungen durchgeführt werden, an der integralen Entwicklung ausgerichtet werden.

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Der Flughafen Berlin Brandenburg zeigt, wie normal es ist, dass es normal ist sich nicht zu verstehen. Der Flugbetrieb sollte ursprünglich im Oktober 2007 starten. Durch zahlreiche Fehler in Planung und Bau, die auf fehlerhafte Anforderungen zurückzuführen sind, verzögert sich die Fertigstellung. Derzeit ist die Fertigstellung Ende 2017 geplant.

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